Istutko juuri nyt ohjausryhmän kokouksessa kannettava auki, toisella korvalla jo seuraavassa palaverissa, odottaen että joku muu sanoo jotain, mihin voit nyökätä? Jos tunnistat tilanteen, et ole yksin. Käsittelimme aiemmassa Wakarun webinaarissa sitä, onko projektin ohjausryhmä turha vai aidosti hyödyllinen ja toimiva.
“Kokouksiin ei valmistauduta.”
Vieraileva projektijohtamisen asiantuntija Jussi Harmanen toi esille havaintonsa siitä, että hyvin harvat ohjausryhmät tuottavat sitä lisäarvoa, jota niiltä odotetaan.
Mistä tämä sitten johtuu? Voimme nähdä arjessa tämän viitenä konkreettisena merkkinä.
1. Kokouksiin ei valmistauduta. Jos ohjausryhmän jäsen tulee paikalle suoraan edellisestä palaverista, avaa koneen ja hoitaa samalla muita asioita, kyse ei ole enää ohjaamisesta vaan paikallaolosta ilman aitoa läsnäoloa.
2. Päätökset haetaan aina jostain muualta. Toimivassa ohjausryhmässä asiat ratkaistaan kokouksessa, paikan päällä. Jos joka toinen päätös vaatii vielä erillisen luvan jostain korkeammalta, ohjausryhmällä ei ole todellista valtaa, ja sen rooli hämärtyy nopeasti.
3. Kukaan ei tiedä, mistä ohjausryhmä oikeasti päättää. Erityisesti monimutkaisissa projektiorganisaatioissa, joissa on kaksi omistajaa ja piilotettu osaprojektirakenne, rajat hämärtyvät. Silloin ohjausryhmän on vaikea ohjata mitään.
4. Jäsen ei tiedä, miksi hänet on kutsuttu mukaan. Moni ohjausryhmän jäsen istuu pöydässä, koska “joku käski”, ilman selitystä siitä, mitä häneltä odotetaan. Se ei ole hyvä lähtökohta sitoutumiselle.
5. Puheenaiheet karkaavat projektista. Kahvit ja rupattelu kuuluvat hyvään yhteishenkeen, mutta jos kokoukset ovat vain sitä eivätkä koskaan palaa projektin tilanteeseen, ohjausryhmä ei tee työtään.
Jos tunnistit organisaatiostasi useamman kuin yhden näistä, hyvä uutinen on se, että tilanne on korjattavissa, mutta se vaatii toimenpiteitä. Aluksi on tunnistettava nykytila rehellisesti, sitten sovitaan pelisäännöt ja harjoitellaan uutta tapaa toimia muutaman projektin kanssa kerrallaan.
Haluatko antaa ohjausryhmällenne työkalut, joilla se oikeasti ohjaa eikä vain osallistu? ProjektiMestari™ – Tehokas ohjausryhmätyö -valmennuksessa käydään läpi juuri näitä tilanteita käytännönläheisesti.
Jos kiinnostuit laajemmasta valmennuksesta tai haluat vahvistaa projektiosaamisen taitoja enemmän organisaatiossasi, ota yhteyttä valmennus@wakaru.fi
Tutustu
ProjektiMestari™ -valmennukset
Projektin ohjausryhmä – turhake vai hyödyke? -webinaaritallenne (maksuton)
Projektijohtamisen valikoima
Projektiosaamisen polku
Lisätiedot
Ota yhteyttä – autamme mielellämme kaikissa osaamisen kehittämisen kysymyksissä.
valmennus[a]wakaru.fi
Wakaru Oy
LinkedIn
