PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)
PRINCE2 perusteet
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) on prosessipohjainen metodologia tehokkaaseen projektijohtamiseen. PRINCE2 on muodostunut kansainväliseksi ”de facto”standardiksi projektijohtamisen alueella ja sitä käytetään niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla. PRINCE2 metodologia on yleisesti saatavilla ,”Public domain”, ja se tarjoaa parhaita käytäntöjä projektijohtamiseen. PRINCE2 on OGC:n rekisteröity tavaramerkki.
PRINCE2 periaatteet
- Projekteilla on oltava liiketoimintaperusteet (Business justification)
- Projektitiimin on oltava organisoitu (Organization structure)
- Projektin suunnittelun lähtökohtana on oltava projektin tuotokset (Product-based planning approach)
- Projektijohtamisen lähtökohtana on projektin osittaminen hallittaviin vaiheisiin (Manageable and controllable stages)
- Projektijohtamisen tulee olla linjassa projektin koon ja monimutkaisuuden suhteen (Flexibility)
PRINCE2 historia
PRINCE kehitettiin 1989 Englannissa CCTA:n (the Central Computer and Telecommunications Agency) toimesta. CCTA on uudelleen nimetty vuosien saatossa ja toimii nykyään nimellä OGC (the Office of Government Commerce).
PRINCE perustui alun perin PROMT nimiseen Simpact Systems Ltd:n vuonna 1975 kehittämään projektimetodologiaan. PROMPT oli Englannin hallituksen virallinen projektimetodologia tietotekniikkaprojekteissa 1970-luvun lopusta lähtien. Kun PRINCE julkaistiin vuonna 1989 se korvasi nopeasti PROMT-mallin ja saavutti ”de facto” standardin aseman. PRINCE2 julkaistiin vuonna 1996. Sen kehittämisessä oli mukana 150 eurooppalaista organisaatiota.
| PRINCE2 hyödyt projekteissa työskenteleville henkilöille | PRINCE2 hyödyt projekteja toteuttaville organisaatioille | |
|
PRINCE2 tarjoaa projektijohtamisen parhaita käytäntöjä, jotka toimivat oikeassa elämässä. Näin sinulla ja tiimilläsi on käytössäsi maailmanluokan projektijohtamisen systematiikka, toimintamallit sekä terminologia. Hyödyntämällä parhaita käytäntöjä voit oppia muiden virheistä, tehdä vähemmän omia virheitä ja lopulta säästää niin aikaa kuin rahaa.
|
PRINCE2 on kansainvälinen maailmanluokan metodologia ja se on saavuttanut “de facto” standardin aseman useassa maassa. Suurin syy PRINCE2:n menestykseen on siihen kerätyt parhaat käytännöt projektijohtamisen eri alueilta, sekä sen soveltuvuus käytettäväksi erikokoisissa ja tyyppisissä projekteissa.
|
PRINCE2 metodiikka lyhyesti
Projektijohtamiseen ja jokaiseen yksittäisen projektiin liittyy muutamia toistuvia kysymyksiä, jotka eivät ole riippuvaisia projektin koosta tai tavoitteista. Nämä yleiset kysymykset on hyvä käydä läpi ennen kuin menemme syvemmälle PRINCE2 metodiikkaan.
Kun päätämme tehdä jotain, mennä jonnekin, rakentaa jotakin tai saavuttaa jotakin, törmäämme seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä yritämme saavuttaa?
- Milloin aloitamme?
- Mitä tarvitsemme?
- Voimmeko saavuttaa tavoitteen yksin vai tarvitsemmeko apua?
- Kuinka kauan se kestää?
- Kuinka paljon se maksaa?
Kohtaamme nämä samat kysymykset myös jokaisen projektin alussa. Kokemus on opettanut meille, että meillä on oltava systemaattinen ja looginen tapa johtaa projektia. Mikäli sitä ei ole, todennäköisyys että projekti epäonnistuu, on erittäin suuri. PRINCE2 auttaa meitä tarjoamalla systemaattisen ja loogisen toi-mintamallin projektijohtamisen kaikille osa-alueille.
PRINCE2 projektin roolit
PRINCE2 tunnistaa projekteissa seuraavat roolit.
Projektipäällikkö (Project Manager)
Projektipäällikkö vastaa projektin organisoinnista ja johtamisesta (kontrolloinnista). Projektipäällikkö valitsee tarvittavat henkilöt projektiin ja vastaa että henkilöt suorittavat sovitut työt sovitussa ajassa ja sovitulla tavalla. Projektipäällikkö laatii projektisuunnitelmat joiden avulla projektissa työskentelevät henkilöt tietävät mitä ollaan tekemässä, koska aloitetaan ja koska tuotosten tulee olla valmiita.
Asiakas, käyttäjä ja toimittaja
Projektin maksaja on asiakas (Customer, Executive).
Käyttäjä on henkilö joka tulee käyttämään projektin tuotoksia tai johon projektin tuotoksilla on suoria vaikutuksia.
Joissakin projekteissa asiakas ja käyttäjä voivat olla sama henkilö. Henkilöt jotka omalta osaltaan toteuttavat projektissa määriteltyjä tehtäviä ovat toimittajia (Supplier, Specialist).
Kaikkia näitä rooleja on kontrolloitava, jotta projekti tuottaa halutun lopputuloksen niin ajallisesti (on time), kustannuksiltaan (on budget) ja laadullisesti (to the appropriate quality).
Projektin ohjausryhmä (Project Board)
Jokaisella PRINCE2 projektilla on nimetty projektin ohjausryhmä, joka koostuu Asiakkaan edustajasta (Customer), käyttäjien edustajasta (Senior user) sekä toimittajien edustajasta (Senior supplier).
Projektipäällikkö raportoi säännöllisesti projektin ohjausryhmälle projektin edistymisestä ja mahdollisista poikkeamista. Projektin ohjausryhmän vastuulla on tehdä projektin kannalta tarvittavat päätökset, jotta pro¬jek¬tipäällikkö voi edetä projektisuunnitelman mukaisesti.
PRINCE2 projektijohtamisen tekniikoita
Projektin varmistus (Project Assurance)
Projektin varmistus tarjoaa ulkopuolisen ja riippumattoman näkemyksen projektin etenemisestä. PRINCE2 mukaisesti varmistukseen liittyy kolme eri näkökulmaa; liiketoiminta, käyttäjä ja toimittaja. Liiketoiminnan näkökulmasta varmistetaan, että projekti toteuttaa suunnitellut hyödyt suunnitelluilla kus¬tannuksilla. Käyttäjänäkökulma varmistaa, että käyttäjän vaatimukset on huomioitu. Toimittajanäkökulma varmistaa. että toteutettava ratkaisu on myös ylläpidettävissä projektin jälkeen.
Projektin tuki (Project Support)
Useimmissa projekteissa on suuri määrä hallinnollista työtä esimerkiksi tiedottamista, kokousten sopimista, suunnitelmien päivittämistä ja raportointia. Yleensä projektipäälliköt, varsinkin pienemmissä projekteissa, suorittavat nämä tehtävät itse, mutta mikäli projektipäällikkö on useita projekteja, häntä tukemaan voidaan perustaa projektin tukiorganisaatio (Project Support Office). Näin projektipäällikölle jää enemmän aikaa projektin varsinaiseen johtamiseen.
Projektin muutostenhallinta (Controlling Change)
PRINCE2 kuvaa projektin eri toimijat rooleittain. Roolien kuvauksiin liittyy olennaisena osana myös rooleihin liittyvät tehtävät ja vastuut. PRINCE2 tarjoaa myös systemaattisen tavan hallita riskejä, laatua sekä muutoksia. Riskien hallinnan tehtävä on tunnistaa riskit ja varautua riittävällä tasolla niihin. Laadunhallinta varmistaa, että projektin tuotosten laatu vastaa vaatimuksia. Muutostenhallinta varmistaa, että muutokset tunnistetaan ja ne käsitellään systemaattisella tavalla, jotta ne eivät aiheuta ei toivottuja vaikutuksia projektin tavoitteille.
PRINCE2 prosessimalli
PRINCE2 on prosessipohjainen projektijohtamisen malli. Prosessipohjaisuus varmistaa mallin joustavan ja tarkoituksenmukaisen käytön. Näin PRINCE2 soveltuu hyvin erityyppisten ja kokoisten projektien johtamiseen. Jokainen prosessin vaihe on kuvattu aktiviteetteineen ja tavoitteineen. Lisäksi aktiviteetteihin liittyvät syötteet (inputs) ja tuotokset (outputs) on listattu. PRINCE2:n prosessimallissa on kahdeksan prosessia. Niitä käytetään kaikissa projekteissa, mutta missä laajuudessa, se on päätettävä projektikohtaisesti.
PRINCE2 prosessimalli:
© Crown copyright 2005. Reproduced under license from OGC.
Projektin johtaminen [Directing a Project (DP)]
Projektin johtaminen -prosessi alkaa projektin suunnittelusta ja jatkuu projektin sulkemiseen. Projektijohtamisen prosessi ei sisällä projektipäällikön päivittäisiä projektijohtamiseen liittyviä aktiviteetteja. Projektijohtamisen prosessin suorittamisesta vastaa projektin johtoryhmä (Project Board). Projektin johtoryhmä johtaa projektia ennalta määriteltyjen kontrollien ja raporttien avulla. Projektien vaiheiden hyväksymispisteet on myös etukäteen määritelty, näin varmistetaan selkeä ja läpinäkyvä päätöksenteko kaikissa projektin vaiheissa.
Projektin johtamisen -prosessi jakautuu neljään alueeseen:
1. Projektin aloitus (Initiation)
a. Projektin hallitulla käynnistyksellä varmistetaan että projekti pääsee liikenteeseen ”oikealla jalalla”.
2. Projektin vaiheistus (Stage boundaries)
a. Projektin vaiheistuksella varmistetaan resurssien järkevä käyttö sekä resurssien saatavuus. Jokaisen vaiheen tulokset tarkistetaan ennen kuin projektiin sidotaan seuraavaan vaiheen resurssit.
3. Projektin ohjaus (Ad hoc direction)
a. Projektin ohjauksella puututaan poikkeamiin, seurataan projektin edistymistä annettujen toleranssien sisällä (esim. aika, raha, laatu) ja tuetaan sekä ohjataan projektia sen tavoitteiden saavuttamiseksi.
4. Projektin päättäminen (Project closure)
a. Projektin päättämisellä varmistetaan että projektin tuotokset vastaavat tavoitteita. Lisäksi projektin päättämisvaiheella varmistetaan, että projektin päättäminen tehdään johdetusti ja kontrolloidusti.
Projektin johtaminen -prosessi ei sisällä projektipäällikön päivittäisiä projektijohtamiseen liittyviä aktiviteetteja, vaan on ohjausryhmän prosessi.
Projektin aloitus [Starting up a Project (SU)]
Projektin aloitus on PRINCE2 projektijohtamismallin ensimmäinen prosessi. Projektin aloitus prosessilla varmistetaan että projektilla on onnistumisen edellytykset. Projektin toimeksianto (Project Mandate) määrittelee ylätasolla perustelut projektin aloittamiselle, projektin liikkumavaran sekä projektin tavoitteet. Tavoitteena on että projektin aloitusvaihe suoritetaan nopeasti ja tehokkaasti.
Prosessin tuotokset
1. Varmistetaan että projektitiimillä on kaikki oleellinen tieto käytettävissään
2. Nimetään projektinhallintaryhmä
3. Luodaan projektin käynnistys suunnitelma ja suunnitellaan projektin vaiheistus (Initiation Stage Plan)
Projektin käynnistys [Initiating a Project (IP)]
Projektin käynnistys seuraa projektin aloitusta kun projektille on annettu käynnistyslupa.
Prosessin tuotokset
- Päättää projektin käynnistämisestä (projektilla on liiketoimintaan liittyvä ”tilaus”)
- Luoda johtamisjärjestelmä jolla projektia johdetaan
- Liiketoimintaperusteen (Business Casen) dokumentointi ja hyväksyntä
- Varmistetaan resurssointi
- Varmistetaan, että projektille on nimetty projektin ohjausryhmä (projektin omistajuus)
- Projektin ”baseline” jolla varmistetaan projektin elinkaaren aikaisen päätöksenteon systemaattisuus ja läpinäkyvyys
- Projektin riskien ja riskitason hyväksyntä
Vaiherajojen hallinta [Managing Stage Boundaries (MSB)]
Vaiherajojen hallinta -prosessin tarkoituksena on varmistaa että projektin johtoryhmä tekee formaalin päätöksen jokaisen projektin vaiheen kohdalla projektin jatkamisesta tai projektin lopettamisesta.
Prosessin tuotokset
- Varmistetaan että kaikki projektin vaiheen suunnitellut tuotokset on toteutettu suunnitellun mukaisesti
- Varmistetaan että projektin tuotoksille on vielä liiketoimintatarve olemassa
- Tuotetaan projektin johtoryhmälle tarvittavat päätöksenteko dokumentit ja tiedot nykyisen vai-heen hyväksynnästä ja luvasta aloittaa projektin seuraava vaihe sekä siihen liittyvät toleranssit
- Dokumentoida kaikki tarvittavat opit joista voi olla hyötyä projektin seuraavissa vaiheissa ja/tai muissa projekteissa
Vaiheen kontrolli [Controlling a Stage (CS)]
Vaiheen kontrolli -prosessissa projektipäällikkö varmistaa että vaihe etenee suunnitellusti. Projektipäällikkö puuttuu tarvittaessa poikkeamiin. Tämä prosessi muodostaa suurimman osan projektipäällikön päivittäisestä työstä.
Prosessin tuotokset
- Työpakettien hyväksyminen
- Vaiheen tuotosten hyväksyminen
- Tehtävien edistymisen seuraaminen
- Projektiin vaikuttavien muutosten tunnistaminen ja kontrollointi
- Raportointi
- Tarvittavien päätösten ja korjaavien toimenpiteiden tekeminen projektin tuotosten varmistamiseksi annettujen toleranssien sisällä
- Riskien tunnistaminen ja kontrollointi
Tuotosten hallinta [Managing Product Delivery (MP)]
Prosessin tehtävänä on varmistaa että tuotokset on tehty ja toimitettu suunnitellun mukaisesti.
Prosessin tuotokset
- Varmistetaan, että tehtävät on valtuutettu tiimeille ja/tai projektihenkilöille ja että tehtävät on asianmukaisesti sovittu ja hyväksytty työpaketeiksi (Work Packages).
- Varmistetaan että suoritettu työ sekä tehdyt tuotokset vastaavat ennalta määriteltyjä laatukriteereitä
- Varmistetaan että sovitut ja hyväksytyt työtehtävät on suoritettu
- Seurataan töiden edistymistä ja työennusteita systemaattisesti
- Haetaan hyväksyntä valmiille työvaiheille ja tuotoksille
Projektin päättäminen [Closing a Project (CP)]
Prosessin tehtävänä on suorittaa projektin hallittu lopetus. Prosessi kattaa projektipäällikön tekemät projektin lopetustehtävät joko projektin lopussa tai sen keskeyttämisessä. Suurin osa työstä koostuu valmistelutyöstä, jonka tarkoituksena on hankkia projektin ohjausryhmältä vahvistus projektin lopetukselle.
Prosessin tuotokset
- Tarkistaa missä määrin projektin käynnistysasiakirjassa (PID) määritellyt tavoitteet on saavutettu
- Varmistaa projektin käynnistysasiakirjan (PID) toteutuminen sekä asiakkaan tyytyväisyys tuloksiin
- Hankkia tuotoksille muodollinen hyväksyntä
- Tarkistaa missä määrin projektin tuotokset on toimitettu asiakkaalle ja tämän hyväksymiä
- Varmistaa, että ylläpito ja tuotantojärjestelyt ovat kunnossa (kun tarpeellisia)
- Tehdä suosituksia jatkotoimenpiteistä
- Kerätä kokemukset projektista ja täydentää Opitut asiat raportti
- Valmistella projektin loppuraportti
- Ilmoittaa projektin isäntäorganisaatiolle aikomuksesta lakkauttaa projektiorganisaatio ja vapauttaa resurssit
Suunnittelu [Planning (PL)]
Suunnittelu on toistuvaa prosessi, jolla on tärkeä rooli muiden prosessien kannalta, kuten:
- Projektin aloituksen suunnittelu (SL16)
- Projektin suunnittelu (IP2)
- Vaiheen suunnittelu (SB1)
- Korjaavien toimenpiteiden suunnittelu (SB6).
PRINCE2 on tuotepohjainen suunnittelumalli. Se on samalla myös puitemalli kaikentyyppisille projekteille.
Tähän liittyy:
- Tarvittavien tuotteiden määrittely
- Tuotteiden tuottamisjärjestyksen määrittäminen
- Tuotteiden muodon ja sisällön määrittely
- Tuotteiden tuottamiseen ja toimittamiseen tarvittavien toimenpiteiden määrittäminen
Tapahtumat
Valmennukset
Haluatko tietää lisää?
| COBIT |
| ISO 20000 |
| ITIL® |
| PRINCE2® |
| COPYRIGHT AND TRADEMARK INFORMATION |
| SIMULAATIOPELIT |
