Ulkoistaminen ei ole säästökeino
Yritys, joka ulkoistaa toimintoja mielessään vain kustannusten säästäminen, löytää itsensä melko varmasti siitä joukosta, jonka ulkoistaminen ei ole tuottanut tavoiteltua tulosta. Ernst & Youngin Pohjoismaissa vuonna 2009 tekemä tutkimus osoittaa, että ulkoistaminen on onnistunut parhaiten niissä yrityksissä, joissa koko ulkoistamisprosessi on toteutettu huolellisesti, ja ulkoistamisen tavoitteet ja motiivit ovat monipuoliset ja tasapainossa.
Ulkoistamisella muutakin kuin kustannussäästöjä
Ulkoistaminen voi säästää kustannuksiakin. Säästöä karttuu tutkimuksen mukaan 10–20 prosenttia vuodessa.
”Meidän havaintomme on, että lyhyellä aikavälillä kustannussäästöt saattavat olla hyviä, mutta pidemmällä aikavälillä hyödyt menetetään, ellei ulkoistamista ole riittävän hyvin suunniteltu”, sanoo partneri Jaakko Hirvola E&Y:stä.
Tutkimksen tavoitteena oli katsoa, mitkä asiat ulkoistamisprosessissa yhdistävät niitä yrityksiä, joiden ulkoistaminen on onnistunut hyvin. Tutkimukseen osallistui 32 pohjoismaista eri toimialojen yritystä, joista 9 Suomesta. Onnistumista arvioitiin vertaamalla yritysten ulkoistamiselle asettamia tavoitteita ja sitä, miten odotukset ovat toteutuneet. Yksi kolmasosa tutkimuksessa mukana olleista yrityksistä oli tyytymättömiä, jopa erittäin tyytymättömiä ulkoistamiseen.
Hyvin tehty strategiatyö onnistumisen avain
Onnistujat erottuvat epäonnistujista siinä, että onnistuja ovat panostaneet paljon ulkoistamisprosessin alkupäähän eli strategian suunnitteluun. Hirvolan mukaan strategiavaiheessa määritellään, miksi ulkoistetaan ja mitä sillä tavoitellaan.
Kriittiset menestystekijät
Prosessin muissakin osissa on kriittisiä onnistumistekijöitä. Suunnitteluvaiheessa on Hirvolan mukaan tärkeää määritellä ulkoistettava palvelu oikealla tavalla. Onnistujat pitävät palvelutoimittajien valinnan hyvin strukturoituna, ja tarjouspyynnöissä on tarkat, kaikille samat vaatimukset.
Sopimusneuvotteluissa ostaja määrää tahdin ja nuotit. Hirvolan mukaan sopimuksen pitää olla räätälöity yrityksen omiin tarpeisiin, mutta kokeneita palveluntuottajiakin kannattaa kuunnella.
Menestyneesti ulkoistaneet yritykset osaavat muita paremmin jatkuvasti mitata palvelun tasoa ja rakentaa luottamussuhteen palvelua tuottavaan organisaatioon.
Ulkoistamisprosessin vaiheita ovat strategisen suunnittelun lisäksi ulkoistamisen suunnittelu, palvelutoimittajan valinta, sopimusneuvottelu, palvelun siirto ja jatkuva palvelun mittaaminen ja parantaminen.
Ei pikavoittoja, vaan strateginen valinta
It-toiminnot on yksi pitkään ulkoistettu toiminto, ja trendi jatkuu Jaakko Hirvolan mielestä edelleen. Jatkossa yritykset miettinevät vielä enemmän sitä, mitä pidetään omissa käsissä jamikä palvelu ostetaan. Taloushallinnon puolella on tähän asti ulkoistettu suppeita yksittäisiä asioista. Tulevaisuudessa saatetaan reviiriä laajentaa. Sama koskee kiinteistönhoitoa.
”Kuvittelen näkeväni ulkoistuksessa myös laadullista kehitystä.” Kaikkiaan Suomi kulkee Hirvolan mukaan ulkoistuksen häntäpäässä. Meillä on hänen mielestään varaa lisätä sitä. Ulkoistaminen alkaa olla jo niin vanha laji, että ensimmäisen aallon hyödyt tunnetaan. Hirvola uskoo, että ulkoistaminen monipuolistuu globaalisti siinä mielessä, että hyötyjä haetaan eri tavoin.
”Voi olla, että yritykset hakevat kombinaatiota, eivätkä vie kaikkia asioita Aasiaan, vaan hakevat esimerkiksi Itä-Euroopasta kulttuurista tuttuutta ja Intiasta ja Kiinasta kustannushyötyjä.” Onnistuneesti ulkoistaneiden yritysten strategiasta löytyy hänen mukaansa sellaisia tavoitteita keskittyminen ydinosaamiseen, joustavuus ja laadun parantaminen. Nykyisessä taantumassa moni ulkoistussuhde saattaa joutua koetukselle, kun monen ulkoistetun palvelun määrän ja kustannuksen pitäisi joustaa alaspäin.
Yleisesti onnistujat lähtevät siitä, että ulkoistamisella ei haeta pikavoittoja, vaan se on pidemmän ajan strateginen valinta. Menestyjillä sopimuskaudet ovat pidempiä, keskimäärin viisi vuotta, mikä Hirvolan mukaan osoittaa, että onnistuminen vaati aikaa.
Artikkeli on aluperin julkaistu Tekniikka&Talous sivustolla.
1 2 3 4 5 6 Seuraava » Viimeinen »
Tapahtumat
Valmennukset
Haluatko tietää lisää?
| COBIT |
| ISO 20000 |
| ITIL® |
| PRINCE2® |
| COPYRIGHT AND TRADEMARK INFORMATION |
| SIMULAATIOPELIT |
